Un report di vendita o di analisi è un documento che mostra i trend che stanno avendo effetto sulle operazioni di vendita in un dato periodo.
Il contenuto di questi report può variare a seconda dell'obiettivo: possono includere metriche come il valore generato, i deals vinti, i contatti generati e molto altro.
Le informazioni che otteniamo da questi report aiutano ad identificare i punti di forza e le debolezze della strategia di vendita.
Come si crea un report di vendita
Scegliere lo scopo del report
Il primo passo per la creazione di ogni report di vendita è deciderne lo scopo, così facendo sarà più facile decidere le informazioni da inserirvi insieme al periodo da analizzare.
Personalizzare il report per il tuo pubblico
Alcune metriche potrebbero interessare un team ma non un altro, potrebbero volere un report molto dettagliato su una performance di vendita e un altro uno più generico sull’andamento delle campagne marketing.
Scegli correttamente il lasso temporale
La scelta del periodo preso in esame dipende dagli obiettivi di vendita e da quanto frequentemente servirà fare un aggiornamento al team. Questo può avvenire in tre modi:
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Giornaliero ( chiamate, opportunità di vendita, preventivi, email, etc.)
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Settimanale (rapporti chiamate/contatti, lead/opportunity, lead/conversion, etc.)
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Mensile (deal per stage, durata processo di vendita, % di chiusura deals, valore medio, etc.)
In che modo creare un report con HubSpot: gli step principali
Nel tuo account seleziona Report > Strumenti di analisi dati e fai clic su Analisi delle vendite.
Nel menu della barra laterale sinistra si può selezionare l’argomento che si desidera analizzare, si può quindi selezionare il rapporto su cui si vuole lavorare, viene quindi visualizzata un’anteprima dello stesso.
Nel pannello a destra è possibile cliccare su "Informazioni su questo Report", per vedere il rapporto stesso e le sue schede.
Si possono anche filtrare i dati grazie ad un menu a tendina presente nella scheda Filtri nel pannello a destra.
Questi filtri includono:
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Intervallo di date per data di creazione: filtra i record che rientrano in questa data, in base ai valori delle loro proprietà.
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Seleziona rappresentanti: filtra i record in base ai loro proprietari.
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Seleziona team: filtra i record in base ai team dei proprietari.
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Pipeline: filtra i record in base alla loro pipeline di transazioni.
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Fasi della trattativa: filtra in base alle stage selezionato
Si possono anche aggiungere ulteriori filtri cliccando su “Aggiungi filtro” e selezionando i criteri di filtraggio.
Per potere condividere i tuoi report con chi vuoi, basta andare sul menu a tendina Azioni e cliccare su “Copia URL rapporto”. Infine per salvarlo clicca su “Salva rapporto” per averlo nell’elenco dei report o aggiungerlo ad una dashboard.
Quali sono i vantaggi si un report sales
Aggregare i dati nelle dashboard è di fondamentale importanza per qualsiasi attività. Vediamo i vantaggi principali che otteniamo nel dare una resa grafica ai nostri report.
Migliorare le performance del team
I report di vendita rendono disponibili informazioni utili sia al team che al singolo venditore. Ti permettono di capire se le performance sono sopra o sotto ciò che era previsto, cosi da sapere quali team o persone stanno performando bene e quali invece hanno bisogno di un aiuto strategico o operativo per migliorare.
Ridurre i tempi di risposta in situazioni decisionali
Una delle azioni fondamentali in una strategia di vendita è fare la scelta giusta al momento giusto. Con la reportistica si può capire rapidamente quali siano le forze trainanti dell’azienda. Cosi da capire su cosa puntare e quali strategie sono da correggere.
Incentivare la competizione
Monitorando e mostrando le performance di vendita di ogni membro del team si viene a creare una sana competizione. In questo modo i venditori tendono a non accontentarsi di risultati nella media, ma sono spronati a performare meglio degli altri.
Dopo aver organizzato i dati nei report o nelle dashboard, bisogna saperli analizzare e spiegare cosa rappresentano. Se in un report c’è un calo o aumento di vendite in una specifica regione, il motivo qual è?
Quando si analizzano dei trend, devi saper fornire la strategia che c’è stata dietro e a cosa questa abbia portato, cosi che si possano analizzare le cause e gli effetti per migliorare continuamente.
Scegli la miglior tipologia di Report
in base al tuo obiettivo
Scopri quali sono i Report che fanno al caso tuo!
Come utilizzare i grafici per dare risalto ai trend e alle metriche
Con i grafici è possibile semplificare ciò che con infinite tabelle sarebbe complicato trasmettere. Questo permette di risparmiare tempo e comunicare rapidamente i punti chiave dei tuoi report.
La reportistica in Hubspot è fatta apposta per essere inserita nelle varie Dashboards. Selezionando agevolmente le date in cui analizzare i dati, chi ha accesso ad esse, aggiungere o rimuovere certi report e caricarne altri. Ne si possono aggiungere fino a 10.
Partendo dal menu e cliccando su “Report" arriviamo nella schermata dove possiamo vedere tutti i nostri rapporti, cliccando sul pulsante in alta destra “Crea Report" possiamo generarne di nuovi.
Possiamo utilizzare dei modelli o crearli da zero secondo 5 scelte:
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Oggetto singolo: Crea rapporti su un singolo oggetto come, ad esempio, i tuoi contatti
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Generatore report personalizzati: Crea rapporti su tutti i tuoi dati HubSpot in un flusso di compilazione ottimizzato.
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Report su customer journey: Analizza tutti i touchpoint nell’esperienza cliente in un unico rapporto
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Attribuzione: Vedi quali interazioni o attività generano converioni e ricavo.
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Funnel: Mostra progresso tramite contatto o fasi della trattativa da te definiti.
Vediamo adesso alcuni dei report che è possibile costruire.
Previsione dei Deals
Questo report mostra il valore del guadagno per i deals in ogni stage della tua pipeline, l’ammontare previsto è calcolato moltiplicando il valore del deal per la probabilità dello stage.
Performance di vendita
Questo report aiuta ad avere una visione generale dei tuoi processi di vendita. Ti mostra i contatti su cui i venditori hanno lavorato e il numero di deals creati e vinti.
Produttività
Questo report mostra il numero totale di chiamate, emails, note, incontri e compiti dei venditori nella frazione di tempo scelto.
Deals chiusi vs goal
Questo report mostra il valore del ricavo proveniente dai deals chiusi confrontati con il goal raggiunto.
Attività recente
Questo report mostra le più recenti chiamate, emails, incontri, compiti e note fatte dal tuo team.
Questi sono tutti report inclusi nel piano base di HubSpot come CRM, vediamo ora quelli inclusi nel piano Sales Hub Professional.
Insieme all’add-on relativo alla reportistica permette di creare report personalizzati sulla base dei dati che ti interessano maggiormente. E' possibile creare fino a 200 dashboards personalizzate.
Leaderboard
Questo report serve a confrontare i progressi di ogni venditore per vedere chi tra loro sta performando meglio e come.
Funnel
Questo report serve ad identificare dei modelli nei movimenti del funnel, per vedere se c’è qualche stage in cui i deals non si stanno muovendo.
Previsione dettagliata
Questo report serve ad identificare quale tra i venditori ha avuto il miglior mese in termini di valore generato.
