Sales Automation:

Come la tecnologia sta cambiando il mondo delle vendite

Che cosa si intende per Sales Automation

Secondo la nota rivista Forbes i rappresentanti di vendita impiegano solo il 36% del loro tempo a vendere, tutto il resto è dedicato a funzioni secondarie come attività amministrative e di inserimento dati all’interno del proprio CRM.

Automatizzare le vendite significa consentire al tuo team di concentrarsi maggiormente su attività ad alto valore aggiunto e gestire al meglio l’intero processo di vendita.


In questa guida troverai le risposte alle domande più frequenti relative all'automazione delle vendite, discuteremo quindi del motivo per cui così tante aziende si stanno rivolgendo a questo strumento.

Perchè hai bisogno di un software di sales automation?

Utilizzando strumenti di vendita automatizzati, le imprese possono gestire un volume notevolmente maggiore di lead creando un funnel di vendita standard che può essere via via perfezionato  nel tempo senza sacrificare la personalizzazione o il branding. Ricordati che il processo di vendita è un asset decisivo della tua impresa!

Attraverso la Sales Automation è possibile:

  • Automatizzare il processo di follow-up

  • Gestire l’intera  pipeline di vendita

  • Disporre di un sistema ripetibile e scalabile

  • Facilitare la comunicazione di vendita tra  partner, canali di distribuzione e i clienti

  • Supportare il mantenimento delle relazioni esistenti

L'automation consente ai rappresentanti di vendita di risparmiare molto tempo: i team non dovranno più preoccuparsi di aggiornare le informazioni di contatto, gestire i calendari e inserire manualmente i dati nel proprio sistema CRM. 

Integrare l'automazione all’interno della propria suite di software permette ai rappresentanti di gestire le pipeline in tempo reale, di seguire attivamente i lead anticipando le loro mosse, di registrare ogni punto di contatto e infine di aumentare i tassi di successo. Le imprese che adottano la sales automation sono in grado di tracciare il percorso di ogni potenziale cliente dal primo contatto fino a quando si trasforma in cliente effettivo in modo completamente automatico.

Un solido sales process consente di identificare facilmente punti di forza e di debolezza per migliorarli nel tempo. Un software di sales automation semplifica molte attività e consente ai rappresentanti di dedicare più tempo alla ricerca e alla creazione di lead. 

Il tassello principale attorno cui si sviluppa la Sales Automation è il sistema CRM. Senza un buon CRM molti dei processi che l’automazione abilita possono fallire. Il CRM ti permette di digitalizzare tutti i processi non ambigui del Marketing, Sales e Service e abilitare processi automatizzati sui dati, le esperienze, le interazioni, le relazioni.

I nuovi modelli di vendita sono adattivi e coinvolgono il “cliente ovunque”, con canali e sistemi commerciali integrati orientati all'acquirente (non orientato al prodotto), supportati dalla iper-automazione e che richiedono un incremento delle competenze digitali dei venditori.

L'automazione dei processi non ambigui è uno dei megatrend che modella l'economia globale. Siamo nell’era dell’oro della SalesTech. 

Le aziende migliori, tuttavia, hanno iniziato ad adottare l'automazione come fattore chiave dell'efficienza dei costi e dell'aumento delle vendite. Ad esempio, automatizzare per semplificare il processo di raccolta ordini o di offerta, riducendo i tempi di proposta da tre settimane a due ore. Questo programma ha portato ad una maggiore soddisfazione dei clienti e ad un aumento del 5% delle entrate. Altri esempi dei vantaggi dell'automazione includono una riduzione complessiva dei costi dal 10 al 15% e una riduzione del tempo di elaborazione degli ordini.

A questo si deve l’origine dei processi di Sales Automation: tecnologie e approcci digitalizzati che sostituiscono tutte quelle attività commerciali manuali dispendiose in termini di tempo, attraverso l’utilizzo di software e intelligenza artificiale.

L’automazione sostituisce i rappresentanti di vendita?

Assolutamente NO! 

Le vendite sono un'attività incentrata sull'interazione umana soprattutto in mercati B2B. Sebbene l'automazione delle vendite possa rappresentare un supporto alle attività di vendita, non potrà mai sostituire completamente l’elemento umano.

La tecnologia ha sicuramente fatto molta strada, tuttavia non è ancora in grado di replicare la connessione e il rapport che solo le persone in carne ed ossa sono capaci di generare. L'automazione permette ai rappresentanti di vendita di dedicare più tempo ed energie verso la comunicazione con i cliente e garantisce un solido supporto per condurre una relazione positiva e duratura. 

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Come funziona la sales automation?

Il sales funnel si può suddividere in diverse attività quali l'identificazione di potenziali clienti (prospecting), la lead generation, il follow-up, il lead nurturing e la conversione dei lead in opportunità di vendita. I team preposti alle vendite possono automatizzare le attività maggiormente ripetitive di ogni fase del funnel per rendere molto più efficiente l’intero processo consentendo così ad ogni membro del team di basare i propri sforzi su dati costantemente aggiornati ed informazioni accurate.

Gli step che andremo ad analizzare sono sette:

  • Guida automatizzata

  • Automazione della gestione dei lead

  • Automazione della comunicazione

  • Inserimento automatico dei dati

  • Ricerca automatizzata

  • Registrazione automatica delle attività

  • Creazione record automatizzata

1. Guida automatizzata

E' una forma di automazione che genera promemoria, avvisi e note per consigliare attività di follow-up e informare i rappresentanti sullo stato dei lead affinchè non si perda alcuna opportunità sell, up-sell o cross-sell. Questo tipo di automazione quindi funge da assistente personale, ciò si traduce in meno occasioni perse.

2. Automazione della gestione dei lead

Automatizzare i processi non significa solamente evitare di perdere clienti ma anche e soprattutto generarne di nuovi. Il processo di lead management interviene per imporre dei filtri e delle regole che consentano di creare un elenco di lead estremamente accurato.

In base alle caratteristiche e alle azioni di ogni account come i click sulla posta elettronica o le ricerche sui social, il software di sales automation può facilmente segmentare e classificare i lead dividendoli in target accurati o "bucket" su cui lavorare.

3. Automazione della comunicazione

Automatizzare le funzioni comunicative può portare enormi vantaggi. Non si pensi che la sales automation possa solo automatizzare le email! I reps hanno una quantità di tempo limitata ma oggi più che mai i clienti si aspettano di ricevere una risposta nel più breve tempo possibile. L’automation in questo senso consente alle aziende di impostare un processo in grado di interagire efficacemente e rapidamente con i clienti. 

I chatbot, ad esempio, sono applicazioni progettate per simulare una conversazione testuale con l’utente rispondendo a query molto sofisticate o a semplici domande. L’automazione consente di inviare mail personalizzate: i clienti continueranno a ricevere informazioni inerenti al prodotto o servizio che più attira la loro attenzione.  

La pianificazione degli appuntamenti integrata nel sistema permette agli agenti di vendita di accordare riunioni in base alla loro disponibilità e di inviare promemoria sia ai rappresentanti che ai clienti. Infine grazie all’automazione è possibile identificare gli account inattivi dalle liste email e annullare l’iscrizione. Ciò consente di risparmiare tempo e ridurre sia i reclami per spam che il bounce rate, ovvero la percentuale di utenti che terminano la navigazione dopo aver visitato una sola pagina web.

 

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4. Inserimento automatico dei dati

L'inserimento dei dati può rappresentare un’attività frustrante, incredibilmente noiosa e dispendiosa in termini di tempo. Tuttavia rappresenta un’attività fondamentale e inevitabile. Bene, la sales automation rivoluziona questo processo rendendolo molto più snello e leggero.

I dati di vendita come prezzi, dettagli del prodotto e tutte le informazioni di contatto di lead e clienti verranno aggiornati in modo automatico all’interno del proprio CRM semplificando la loro gestione e facendo risparmiare molte ore preziose ai rappresentanti di vendita.

5. Ricerca Automatizzata 

I software di sales automation sono in grado di estrarre dati dal web e dai social media per ottenere informazioni dettagliate su lead e clienti. In questo modo sarà possibile aggiornare in tempo reale tutti gli account attivi, valutare i lead in base al loro grado d'interesse e identificare opportunità di up-sell e cross-sell con maggior precisione.

L’automazione oltre a far risparmiare molto tempo, assicura che i dati a sistema rappresentino solide informazioni su cui basare la propria attività.

6. Registrazione automatica delle attività

E-mail di vendita, telefonate, visite di persona: tutto questo deve essere registrato tempestivamente a sistema in modo che gli altri rappresentanti di vendita sappiano fino a che punto del processo di acquisto è arrivato un potenziale cliente. L’automation interviene dunque a sostegno dei rappresentanti facendo in modo che i rappresentanti possano concentrarsi maggiormente sul loro lavoro nonché generare lead e chiudere più trattative possibili.

Quali applicazioni nello specifico è possibile automatizzare?

 L'automazione può gestire diverse attività tra cui le principali:

  • Prospecting

  • Lead enrichment

  • Contatto e deal creation

  • Creazione ed invio Email

  • Chiamate di vendita

  • Deal management

  • Lead Rotation

  • Lead scoring

sales-automation

1. Prospecting

Se esegui ricerche su LinkedIn ti sarà utile sapere che è possibile impostare filtri personalizzati utilizzando una combinazione di criteri (ad esempio, "CMO e Milano"). Inoltre, è possibile ricevere elenchi di potenziali clienti pre-qualificati in modo ricorrente via mail quando più si preferisce: ogni giorno, settimana o mese.

Alcuni tools come Inbox Profiles di HubSpot Sales sono in grado di estrarre informazioni dettagliate dai record presenti nel sistema CRM, dai profili social media e dalle aziende per condurre i propri prospect verso un'esperienza di acquisto sempre più personalizzata.

 

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2. Lead Enrichment

Il sapere è potere! Più informazioni hai sulle dimensioni dell'azienda, sul settore e sulle esigenze del tuo potenziale cliente, nonché sulla loro funzione aziendale, sui loro social media, sui loro fornitori attuali e così via, più facile sarà attrarre la loro attenzione e guadagnare la loro fiducia.

È qui che entrano in gioco strumenti di lead Enrichment come LeadSpace e LeadGenius. Questi tools raccolgono informazioni da centinaia se non migliaia di fonti per fornire ai rappresentanti di vendita un profilo aggiornato e completo del tuo cliente potenziale. 

3. Contatto e Deal Creation

Aggiungere manualmente dati relativi a nuovi account nel proprio sistema CRM è ormai una pratica obsoleta: c'è un modo migliore di agire. Innanzitutto, un buon metodo è impostare il proprio workflow in modo sinergico con il software di marketing affinché sia possibile creare e modificare automaticamente i record che soddisfano determinati criteri.

Così facendo sarà possibile definire un lead come "qualificato" se lo stesso possiede il titolo X o il ruolo Y e ha guardato un video di un prodotto o ha visitato la pagina dei prezzi. Inoltre è necessario assicurarsi che tutte le fonti da cui si generano lead vengano integrate all’interno del proprio CRM. Infatti, i lead possono provenire da webinar, da interviste, sondaggi, subscribers alla newsletter, eventi e così via. 

4. Email Templates

Le e-mail di conferma delle riunioni o quelle utili ad abilitare processi di follow-up così come quelle finalizzate al prospecting di solito non variano, anzi, possiedono una struttura standard. Per aumentare i tassi di risposta è bene personalizzare il contenuto  creando modelli di email per evitare di copiare e incollare i messaggi o di digitare le stesse frasi più e più volte. Tramite la sales automation è possibile generare modelli delle e-mail più ricorrenti e salvarle come templates.

In tal modo sarà molto semplice personalizzare le email in base al destinatario e al contesto specifico. Ad esempio la funzione Templates di Hubspot consente di aggiungere token personalizzati come il nome del potenziale cliente, la società o il titolo di lavoro (sig., sig.ra, ing., dott.) e compilarli automaticamente.

5. Sales Email Automation

Supponiamo ora che il cliente abbia visitato la tua pagina web, abbia lasciato il suo contatto email ma non abbia risposto alla prima email inviata. La funzione Sequences di HubSpot Sales consente di iniziare una campagna email personalizzata scegliendo quando inviare, quali token personalizzati aggiungere e inserire alcuni dettagli unici per far sembrare i tuoi messaggi meno automatizzati. Il processo si interromperà automaticamente quando il potenziale cliente risponderà.

6. Chiamate di vendita

Grazie ad alcuni tools guidati dall'intelligenza artificiale è possibile visualizzare rapidamente un riepilogo di tutte le chiamate effettuate ricevendo trascrizioni ed analisi dettagliate.

Tools come Gong , Wingman , Avoma e Chorus estraggono informazioni chiave dalle conversazioni (come argomenti trattati, elementi di discussione, competitors a cui il lead si è affacciato) per condurre approfondimenti da utilizzare come punto di partenza per successivi meeting con il cliente.

7. Deal Management Automation

HubSpot Sales è in grado di aiutare i team di vendita ad automatizzare diverse attività: registrare le chiamate, generare remainder, registrare i click di ogni lead sulla mail o sul sito web, identificare i prospect che hanno scaricato un paper e così via. Attraverso l’automation tutte queste attività vengono svolte automaticamente e registrate all’interno del proprio sistema CRM.

8. Lead Rotation

Se sei un sales manager saprai che assegnare manualmente i lead ai propri rappresentanti di vendita richiede molto tempo ed alcune volte l’allocazione potrebbe risultare poco efficiente. Grazie alla lead rotation integrata al tuo CRM è possibile assegnare i lead ai rappresentanti in base al territorio geografico, alle dimensioni dell'azienda o a qualunque altro criterio possa venirti in mente.

9. Lead Scoring

Come è possibile concentrarsi sulle migliori opportunità di vendita? Utilizzare un sistema automatizzato di lead scoring potrebbe essere la soluzione adatta. Determinare quanto effettivamente sia qualificato un lead permette ai rappresentanti di vendita di definire i prospect a cui dare priorità.

Prima di applicare qualunque strumento di lead scoring automatizzato è necessario disporre non solo di un numero sufficiente di contatti ma anche di una buona quantità di dati ed informazioni da cui attingere per generare un punteggio affidabile.

Riassumendo, quali sono i vantaggi?

I vantaggi della Sales Automation sono evidenti, ma solo se utilizzati in modo efficace. Per ottenere il massimo dalle tue implementazioni, segui queste pratiche per aiutare il tuo team a utilizzare al meglio gli strumenti e software.

 

Ottimizza le competenze di vendita

Come ripetuto più volte, automatizzare attività ricorrenti e noiose consente ai reps di dedicare più tempo ai clienti. I rappresentanti di vendita possono utilizzare appieno le loro capacità per la funzione per cui sono stati assunti: vendere.

Genera funnel chiari e snelli

La sales automation permette di semplificare il processo di vendita e replicarlo iterativamente per ogni lead. Generare processi di vendita ben strutturati aiuta a coinvolgere maggiormente il cliente e fornisce un solido supporto ai rappresentanti.

Dati accessibili e accurati in un unico posto 

Gli strumenti di automazione consentono alle aziende di raccogliere e analizzare automaticamente moltissime informazioni e mantenerle aggiornate. Lavorare con dati accurati permetterà di non sbagliare, ogni rappresentante sarà in grado di identificare il punto esatto dove ogni deal è arrivato.  

Meno possibilità di errore

Gli errori a volte possono essere costosi. L’automation esegue attività ripetitive molto velocemente senza stancarsi, annoiarsi o distrarsi riducendo così la quantità di errori umani nel processo

Un processo di onboarding più efficiente

Un processo di vendita chiaro e semplificato facilita l’orientamento all’interno dei processi dell’impresa da parte dei rappresentanti junior  neo-assunti.

Migliori informazioni sul comportamento dei clienti

Mano a mano che lead e clienti si interfacciano con la tua impresa è possibile monitorare e registrare automaticamente le loro interazioni. In questo modo sarà possibile avere un quadro molto dettagliato sulle esigenze e sulle aspettative del cliente.

Un processo di onboarding più efficiente

Tutte le attività sino a qui descritte all’interno dell’articolo in ultima analisi si traducono in maggiori vendite. La sales automation è in grado quindi di gestire un volume molto elevato di lead offrendo allo stesso tempo personalizzazione.

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