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Redazione

Le Funzioni Principali del Back Office Commerciale

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Quick summary - Il back office commerciale è una parte importante all’interno di un'azienda, composta da personale amministrativo e di supporto. Le funzioni di back-office includono liquidazioni, autorizzazioni, mantenimento dei registri, conformità normativa, contabilità e servizi IT. Ad esempio, un'azienda può essere segmentata in tre parti: il front office (vendite, marketing e assistenza clienti), il middle office (gestione del rischio) e il back office (servizi amministrativi e di supporto).

Nel tempo, il termine "back office" si è evoluto, concentrandosi su un insieme specifico di funzioni aziendali, indipendentemente da chi le svolge o da dove si trova nell'ufficio. Ora, quando parliamo di funzioni di back-office commerciale, ci riferiamo al supporto amministrativo o alla gestione delle operazioni che un'azienda fornisce al proprio personale e all'azienda nel suo complesso.

back-office

Il back office tradizionale può essere suddiviso in due categorie di funzioni: funzioni amministrative che mantengono l'azienda in movimento e funzioni di supporto al cliente che soddisfano direttamente le richieste di beni e servizi dei clienti.

Le funzioni amministrative in genere includono:

  • Risorse umane (HR);
  • Tecnologia dell'informazione (IT) / Gestione dei dati;
  • Legal;
  • Conformità/Frode/Gestione dei rischi;
  • Approvvigionamento;
  • Finanza e contabilità.

 

Le funzioni di assistenza clienti possono includere:

  • L'evasione degli ordini;
  • Transazioni in corso;
  • Preparazione del documento;
  • Manutenzione account;
  • Servizi per i clienti;
  • Customer onboarding.

 

Tutte queste funzioni sono eseguite attraverso processi complessi, multi-step e multi-touch (più di un dipendente o gruppo funzionale contribuisce al completamento del processo).

 

L’importanza del Back Office commerciale

 

Una gestione efficiente delle operazioni di back-office consente all'azienda di concentrarsi sulle proprie competenze chiave e sui servizi da proporre ai propri clienti. In particolare, il ruolo del responsabile commerciale di Back Office riguarda tutte le attività e le operazioni del reparto vendita (agenti, rappresentanti e venditori, coordinatori e responsabili delle vendite, direttore commerciale).

Le mansioni riguardano principalmente attività amministrative e di lavoro d’ufficio. Inoltre, l’impiegato commerciale è responsabile della corrispondenza e gestione dei rapporti con i clienti e fornitori, nazionali e non. Sebbene i membri del personale di back-office commerciale non interagiscano con i clienti, tendono a interagire attivamente con il personale di front-office. Ad esempio, un venditore di attrezzature di produzione può richiedere l'aiuto del personale di back-office per fornire informazioni accurate sull'inventario e sulle strutture dei prezzi. 

Particolare importanza viene data all’impiegato di back office che opera al di fuori del proprio Paese o lontano dalla sede dell’azienda. Il back office commerciale estero rappresenta, infatti, una delle risorse fondamentali per un’organizzazione che si occupa di esportazione di beni o servizi. Il back office commerciale estero, dunque, prepara le offerte da presentare ai clienti, gestisce gli ordini, e soprattutto prepara tantissime delle attività che deve svolgere chi opera nel front office.

 

Quali sono i requisiti per diventare Back Office Commerciale

 

Per trovare un impiego come Back Office Commerciale è necessario un diploma tecnico commerciale (ragioneria) o una laurea in Economia Aziendale o affini. La formazione che tale figura dovrà avere comprende materie di studio come ragioneria, contabilità, economia aziendale, diritto commerciale, scienza delle finanze, gestione documentale, informatica.

Le competenze informatiche di base risultano essere utili nello svolgimento del lavoro. In particolare, per usare i principali programmi di scrittura, i fogli elettronici di calcolo (Excel), database e software gestionali, posta elettronica. Risulta essere un plus il possesso di un diploma o una laurea in lingue o la conoscenza di lingue straniere: spesso infatti le offerte di lavoro per impiegato/a commerciale richiedono la conoscenza fluente di una determinata lingua (inglese, tedesco, spagnolo) sia parlata che scritta, per la gestione delle relazioni e della corrispondenza con i clienti esteri e per la traduzione dei documenti commerciali.

 

Quanto guadagna un Back Office Commerciale

 

La figura del Back Office Commerciale deve possedere competenze e conoscenze adeguate allo svolgimento delle operazioni legate al commercio. Per questo motivo, necessita di una retribuzione adatta alle attività che svolge. 

Lo stipendio medio per tale professione, in Italia, si aggira intorno ai 22 mila euro all’anno. Una cifra che dipende ovviamente dal grado di esperienza del lavoratore, quantificabile secondo il livello di esperienza che raggiunge la sua professionalità. Nel caso in cui il dipendente si trovi ad un livello più alto, infatti, lo stipendio può superare i 35 mila euro annui.

 


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